「アンケートの回答がたくさん集まったけど、全部読むのが大変……」
「お客様から届いた意見を、内容ごとに分けたい……」
「口コミが好意的なのか、不満なのかをまとめて調べたい……」
仕事をしていると、たくさんの文章を整理しなければならない場面があります。
数十件なら人の目でも確認できますが、数百件、数千件となってくると大変ですよね。
そんなときに活用したいのが、
Google スプレッドシート × Gemini
です。
Geminiを活用すると、スプレッドシートに並んだ文章をAIに読んでもらい、
- 内容を分類する
- 感情を判定する
- 不満点を抜き出す
- 文章を整理する
といった作業を効率化できます。
今回は森の仲間たちと一緒に、大量の文章をGeminiで整理・分析する方法を見ていきましょう🌿
🧸 そもそも「テキスト分析」って何？
ヒヨコくん
ヒヨコくん先生！テキスト分析って難しそうな言葉だけど、何をするの？
くま先生
くま先生簡単にいえば、たくさんの文章を読んで、内容を整理することだよ
たとえば、お客様100人から次のようなアンケートが届いたとします。
- 「とても使いやすかったです」
- 「料金がもう少し安ければうれしい」
- 「操作方法がわかりにくかった」
- 「サポートが親切でした」
- 「エラーが発生して使えません」
これを人が1件ずつ読んで、
「これは良い意見」
「これは不満」
「これは不具合についての意見」
と分類することもできます。
しかし、1,000件、5,000件と増えていけば、確認するだけでも大変です。
そこでGeminiに手伝ってもらいます。
🌱 スプレッドシート×Geminiで何ができる？
Geminiを活用すると、セルに入力された文章に対してAIによる処理を行えます。
たとえば、次のような使い方が考えられます。
① アンケートの感情分析
文章の内容から、
- ポジティブ
- ネガティブ
- 中立
などに分類します。
たとえば、
「説明がわかりやすくて助かりました」
なら、
👉 ポジティブ
「何度やってもエラーになりました」
なら、
👉 ネガティブ
といった具合です。
② 問い合わせ内容を分類する
問い合わせを、
- 料金
- 機能
- 不具合
- その他
などに分類する使い方です。
ペンギンくん
ペンギンくん問い合わせが多い会社なら、内容を整理するだけでもかなり時間がかかるから便利だね
③ 重要度や緊急度を判断する
文章の内容から、
- 高
- 中
- 低
といった形で優先度を整理する方法も考えられます。
大量の問い合わせの中から、優先して確認したいものを探すときに役立ちます。
ただし、AIの判断が必ず正しいとは限りません。
特に重要な問い合わせについては、最後は人が確認するようにしましょう。
🌳 実践！文章を分類してみよう
ここからは実際のイメージを見ていきます。
今回は、
アンケートの文章を「ポジティブ・ネガティブ・中立」に分類する
という例で考えてみましょう。
🍀 STEP1：分析したい文章を並べる
まずはスプレッドシートを用意します。
A列に分析したい文章を並べます。
| A列：アンケート |
|---|
| とても使いやすかったです |
| 料金が少し高いと思います |
| 特に問題なく利用できました |
| サポートが親切でした |
| エラーが多くて困りました |
これだけなら人でも簡単に分類できます。
しかし、これが数百行、数千行になったらどうでしょうか。
ヒヨコくん
ヒヨコくんうわぁ……全部読むだけでも大変そう
くま先生
くま先生そこでAIの出番なんだ
🌿 STEP2：Geminiに分類してもらう
Geminiが利用できる環境では、スプレッドシート上の情報をもとにAIへ指示を出し、分類などを行えます。
考え方としては、
「A2の文章を読んで、ポジティブ・ネガティブ・中立のどれかに分類してください」
という指示をAIに出します。
たとえば、次のような指示です。
以下の文章の感情を
「ポジティブ」「ネガティブ」「中立」
のいずれか1つに分類してください。
文章：A2の内容すると、
| アンケート | 判定 |
| とても使いやすかったです | ポジティブ |
| 料金が少し高いと思います | ネガティブ |
| 特に問題なく利用できました | 中立 |
といった形で整理できます。
🌱 STEP3：大量のデータに広げる
仕組みができたら、ほかの行にも同じ処理を適用していきます。
これによって、大量の文章を1件ずつ人が読んで分類する作業を減らせます。
ここで大切なのは、
「AIに全部任せる」のではなく、「AIに下準備をしてもらう」
という考え方です。
ペンギンくん
ペンギンくんAIが最初に分類して、人が必要なところだけチェックする。それならかなりラクになりそうだね
📝 こんな仕事にも応用できる
感情分析だけではありません。
指示を変えれば、さまざまな文章整理に応用できます。
📩 問い合わせを分類する
次の文章を
「料金」「機能」「不具合」「その他」
のいずれか1つに分類してください。大量のお問い合わせを整理するときに便利です。
😟 不満点だけを抜き出す
以下の口コミから不満点を
1文で簡潔に抜き出してください。
不満がない場合は「なし」としてください。お客様がどこに不満を感じているのかを調べたいときに使えます。
🔍 他社製品との比較を探す
文章の中に他社製品との比較があれば、
比較している内容を簡潔に抜き出してください。
ない場合は「なし」としてください。商品レビューなどの分析にも活用できます。
🌳 AIの分類精度を上げる2つのコツ
Geminiに分類をお願いするときは、ただ
「これを分類して」
と頼むより、少しルールを決めておくのがおすすめです。
① 答え方を決めておく
たとえば、
「ポジティブ・ネガティブ・中立のどれか1つで答えてください」
と指定します。
こうすることで、
- ポジティブ
- かなり好意的
- 良い評価
- おおむね満足
など、回答の表現がバラバラになるのを防ぎやすくなります。
くま先生
くま先生AIにも“答え方のルール”を教えてあげるんだね
② 選択肢を具体的にする
問い合わせ分類なら、
「適当に分類してください」
ではなく、
「料金・機能・不具合・その他の4種類から選んでください」
と伝えます。
分類結果がそろえば、そのあとに集計したり、絞り込んだりするときにも扱いやすくなります。
⚠️ Geminiを使うときに気をつけたいこと
便利なAIですが、何でもそのまま任せていいわけではありません。
特に仕事で利用するときは注意しましょう。
AIの判断を100％正しいと思わない
文章によっては、皮肉や微妙なニュアンスを正しく判断できない場合があります。
重要なデータは人が確認しましょう。
個人情報や機密情報に注意する
顧客情報や社外秘のデータを扱う場合は、会社のAI利用ルールやGoogle Workspaceの管理設定などを確認してから利用しましょう。
いきなり大量データで試さない
最初は10〜20件程度で試して、
「思った通りに分類されているか？」
を確認してから対象を広げるのがおすすめです。
ヒヨコくん
ヒヨコくんまず小さく試すんだね！
くま先生
くま先生そう。AIを使うときも、森を歩くように一歩ずつでいいんだよ🌿
🌈 AIを使う目的は「作業をなくすこと」ではない
ここで少し大切なお話です。
AIを使う目的は、単に
「仕事を全部AIにやらせること」
ではありません。
たとえば、アンケートが1,000件あったとします。
今まで、
読む → 分類する → 集計する → 改善策を考える
という流れだったものを、
AIに
読む → 分類する
ところまで手伝ってもらう。
すると人は、
「なぜこの不満が多いんだろう？」
「どう改善すればいいんだろう？」
という、本当に考えるべき仕事に時間を使えるようになります。
ペンギンくん
ペンギンくん単純作業をAIに手伝ってもらって、人は“考える仕事”に集中するんだね
🌳 まとめ｜大量の文章整理はAIに手伝ってもらおう
Google スプレッドシートとGeminiを組み合わせることで、大量の文章データを整理する作業を効率化できます。
今回紹介した活用方法は、
- アンケートの感情分析
- 問い合わせの分類
- 不満点の抽出
- 優先度の整理
- 口コミ分析
などです。
ポイントは、
「AIに丸投げする」のではなく、「AIに整理を手伝ってもらう」こと。
まずは少量のデータから試してみましょう。
🧸 くま先生のひとこと
くま先生今まで人が時間をかけていた“読む・分ける”をAIに手伝ってもらえば、“考える”ための時間が増えるよ。便利な道具は、ゆっくり使い方を覚えていこうね🌿
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